Apa Saja Tugas Sekretaris OSIS? Simak Rinciannya Berikut Ini

Apakah Anda tahu apa saja tugas sekretaris OSIS yang merupakan salah satu pengurus inti organisasi. Organisasi Intra Sekolah (OSIS) adalah organisasi pada tingkat sekolah menengah pertama di Indonesia, yaitu sekolah menengah pertama dan sekolah menengah atas.

Setiap OSIS memiliki beban kerja yang berbeda, termasuk sekretaris OSIS. Pengurus OSIS adalah siswa di bawah arahan para guru bertugas menjadi pengelola administrasi. Oleh karena itu, keberadaan sekretaris di OSIS berguna untuk mendukung dan mendampingi ketua agar agenda kegiatan dapat berjalan dengan baik.

Sebagai pengurus inti tentu sekretaris memiliki beban tugas yang tidak sedikit. Posisi ini juga termasuk krusial dan harus memahami betul organisasi dan yang penting paham dengan jabatannya. Untuk itu, tidak sembarangan siswa dipilih dalam hal ini.

Tugas Sekretaris OSIS yang Perlu Diketahui

Di setiap sekolah memiliki struktur kepengurusan yang berbeda. Umumnya jabatan sekretaris OSIS dipegang oleh dua orang, yaitu sekretaris pertama dan wakil sekretaris. Mereka bekerja sama untuk memastikan kelancaran program kerja OSIS.

Berikut tugas sekretaris OSIS yang perlu dipahami.

1. Koordinasi Seksi Lapangan OSIS

Struktur keanggotaan OSIS terdiri dari berbagai seksi bidang. Ini kemudian memiliki administrator sendiri pada setiap bidang. Sekretaris I dan Wakil Sekretaris bekerja sama dengan Ketua, Wakil Ketua dan beberapa pihak lainnya untuk mengawasi dan mengkoordinasikan pekerjaan kantor lapangan agar tetap berjalan dengan baik.

2. Perencana Kegiatan OSIS

Untuk membantu kelancaran kegiatan, tugas sekretaris OSIS adalah bertanggung jawab untuk menyusun rencana kegiatan. Jadwal dibuat berdasarkan jadwal harian, mingguan atau bulanan yang disetujui oleh Ketua.

Kegiatan yang disiapkan meliputi rencana eksternal dan internal seperti rapat umum, acara sekolah dan kegiatan lainnya. Jadwalnya tercantum di papan kecil di ruang OSIS atau di kalender yang dilampirkan melalui email. Beginilah cara anggota menerima pemberitahuan tentang aktivitas yang akan datang.

Selain dicatat di papan tulis kecil dan kalender, sekretaris juga harus mencatat jadwal kegiatan di jurnalnya. Catatan tersebut berfungsi sebagai pengingat bagi sekretaris jika ketua atau anggota lupa agenda.

3. Menyelenggarakan Acara Pertemuan

Sebagai organisasi yang bernaung di bawah sekolah, setiap beberapa bulan OSIS harus melaporkan kepada pihak sekolah berbagai kegiatan yang akan dilakukan. Dalam konteks ini, OSIS biasanya mengadakan pertemuan dengan para guru dan pimpinan sekolah.

Tugas sekretaris OSIS dibantu oleh departemen lain di area tersebut, bertanggung jawab untuk memastikan tersedianya ruangan, bangku, dan peralatan untuk rapat sesuai kebutuhan.

Berkaitan dengan penyusunan agenda rapat, sekretaris terlebih dahulu harus berkonsultasi dengan ketua. Topik utama yang akan dibahas dalam rapat juga harus dibicarakan secara individu agar tidak ada yang terlewat dan tidak menyimpang dari rencana. Setelah pokok-pokok disepakati, sekretaris harus menyusunnya dengan rapi.

4. Jaga Arsip OSIS

Korespondensi adalah salah satu tugas terpenting sekretaris. Tugas sekretaris OSIS ini mencakup banyak hal, seperti menerima surat, membaca, memilih, menangkap, meneruskan, dan bahkan mengarsipkan.

Surat-surat yang diproses sekretaris tidak hanya surat masuk tetapi juga surat keluar. Ini termasuk pertanyaan tentang menulis surat, menyusun dan mengirim surat.

5. Berikan Saran

Setiap kali diadakan acara, sekretaris harus menyiapkan proposal laporan yang diberikan kepada guru dan pimpinan sekolah. Tujuannya adalah untuk membuat acara ini dikenal di sekolah.

Permohonan yang sudah lengkap harus diserahkan terlebih dahulu kepada ketua dan wakil ketua untuk disetujui. Apalagi bila ternyata diperlukan penambahan atau perbaikan. Penjelasan di atas merupakan gambaran tugas dari sekretaris OSIS.

Sistem pemilihan OSIS biasanya melibatkan seluruh siswa sekolah dengan proses pemilihan. Beberapa calon akan bersaing untuk menjadi ketua dan sebagainya. Jadi, jika tertarik Anda bisa tahu bagaimana tugas sekretaris OSIS itu.