Jangan Asal, Ini Jenis Program Kerja dan Cara Pembuatannya

Istilah program kerja digunakan untuk perencanaan sebuah organisasi sebagai pedoman mencapai tujuan dalam jangka waktu tertentu. Anda dapat membuatnya untuk kepentingan skala kecil, seperti sekolah sampai program kenegaraan.

Lebih jauh, pembuatan program dapat membantu organisasi dalam mencapai visi, mengatasi masalah, mempermudah anggota menjalankan tugas, dan masih banyak lagi. Apa saja jenis dan bagaimana langkah pembuatannya?

Perlu Mengenal Jenis Program Kerja

Bagi Anda yang baru membuat perencanaan kerja perlu mengetahui bahwa penyusunan program memiliki beberapa jenis. Anda dapat menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi seperti berikut ini.

1. Proker Taktis

Apabila Anda membutuhkan program untuk rentang waktu yang tidak terlalu lama, maka jenis taktis adalah jawabannya. Program ini cukup fleksibel, sehingga dapat langsung diubah saat terjadi kesalahan skala kecil.

Setiap perusahaan sebaiknya selalu mempersiapkan program kerja taktis sebagai upaya meminimalisir kerugian. Tujuannya, setiap anggota memiliki pegangan dalam menjalankan tugas harian.

2. Proker strategis

Sebaliknya, untuk menyusun rencana dalam jangka panjang diperlukan proker strategis. Anda dapat memasukkan berbagai program untuk menunjang tercapainya visi dan misi perusahaan.

Berbeda dengan taktis, jenis ini tidak dapat Anda ubah atau lihat hasilnya secara langsung. Setiap anggota harus disiplin menjalankan perencanaan sampai waktunya dapat dilakukan evaluasi.

3. Proker Jangka Pendek

Pada dasarnya penyusunan jenis hampir sama dengan taktis, namun durasi waktu lebih singkat. Selain itu, pembagian tugas dipaparkan lebih jelas dan singkat.

Program kerja jangka pendek paling sering dipakai untuk menyusun rencana dalam tempo waktu mingguan, bulanan, atau setiap triwulan.

4. Proker Kontingensi

Anda tentu tidak asing dengan istilah kebutuhan tidak terduga. Setiap perusahaan sebaiknya menyiapkan proker kontingensi sebagai upaya antisipasi.

Rencanakan bersama anggota tim mengenai solusi apabila terjadi masalah di luar perkiraan. Misal, terjadi kecelakaan kerja, lonjakan harga, bencana alam, dan sebagainya. Silahkan susun sesuai kebutuhan organisasi Anda.

Seperti Ini Langkah Pembuatan Program Kerja

Setelah mengetahui berbagai jenis yang mungkin dibutuhkan, selanjutnya bagaimana cara mengaplikasikan? Berikut merupakan panduan pembuatan program untuk organisasi kecil maupun besar.

1. Merencanakan Tujuan

Sebuah program tidak akan berjalan tanpa adanya tujuan. Kemungkinan yang terjadi justru setiap anggota bekerja tanpa arah dan bukan tidak mungkin berbalik merugikan. Langkah paling awal menyusun program kerja adalah merumuskan dengan jelas dan spesifik.

Penting untuk membuat rumusan yang mengenai sasaran yang ingin dicapai. Contohnya, perusahaan Anda menargetkan 300 produk terjual dalam jangka waktu 6 bulan. Maka, buat perencanaan untuk mempromosikan produk melalui berbagai media.

2. Membagi Tugas Tim

Apabila tujuan telah terrumuskan dengan jelas, selanjutnya bagi tugas untuk anggota. Tidak ada salahnya Anda menunjuk seorang ketua tim untuk menjalankan program tersebut. Hal ini dilakukan saat Anda memiliki banyak tugas.

Selain itu, jika proyek yang disusun berskala besar, maka buatlah beberapa kelompok tim dengan alur atau hierarki yang jelas. Setiap anggota harus paham kemanakah harus berkonsultasi atau bekerja sama saat terjadi masalah?

3. Menetapkan Bahan

Penyusunan program tentu tidak boleh dibuat secara sembarangan. Anda perlu menetapkan bahan penunjang dengan baik. Silahkan bermusyawarah dengan anggota tim mengenai pemilihan yang tepat.

Sebagai contoh, Anda akan menggunakan metode seminar untuk menyampaikan program jangka panjang. Selain itu, persiapkan juga contoh tujuan yang akan ditargetkan.

4. Mengatur Anggaran

Setiap program tidak akan berjalan tanpa adanya dana. Sejak awal perencanaan Anda mesti menetapkan anggaran secara jelas. Manakah bagian tim yang paling banyak atau sedikit membutuhkan? Berapa besaran yang dibutuhkan?

5. Menentukan Deadline

Apapun jenis program kerja yang Anda pakai, menetapkan tenggat waktu adalah mutlak. Hal ini dapat membantu dalam merencanakan berapa besaran biaya dalam periode tersebut.

Selain itu, adanya deadline dapat menjadi pertimbangan apakah ada rencana yang harus diubah agar lebih efektif? Tenggat waktu yang jelas juga membantu anggota menyelesaikan tanggungjawab secara disiplin.

6. Mengukur Tingkat Keberhasilan

Langkah terakhir adalah menetapkan indikator untuk mengukur keberhasilan suatu program. Anda dapat melihat dari segi kualitas, efisiensi, proyek, sampai hasil akhir.

Setiap organisasi membutuhkan pedoman dalam menjalankan rencana-rencana harian. Tujuannya tentu agar visi dan misi yang ditetapkan dapat tercapai. Cara paling tepat adalah dengan menyusun program kerja sebagaimana penjelasan di atas.